Hướng Dẫn Thủ Tục Đăng Ký Chi Nhánh, Văn Phòng Đại Diện Chi Tiết Nhất

Khi doanh nghiệp phát triển và muốn mở rộng thị trường, việc thành lập Chi nhánh (để trực tiếp kinh doanh, phát sinh doanh thu) hoặc Văn phòng đại diện (để giao dịch, xúc tiến thương mại, không phát sinh doanh thu) là bước đi tất yếu. Thủ tục này áp dụng chung cho cả Doanh nghiệp tư nhân (DNTN), Công ty TNHH, Công ty Cổ phần (CTCP) và Công ty Hợp danh (CTHD).

Từ năm 2025 – 2026, với sự ra đời của Luật số 76/2025/QH15 và lộ trình số hóa của Nghị định 168/2025/NĐ-CP, quy trình đăng ký đơn vị phụ thuộc đã có những điều chỉnh quan trọng. Sài Gòn O2O sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước để thực hiện thủ tục này một cách nhanh chóng và chuẩn xác nhất.

1. Điều kiện thành lập Chi nhánh, Văn phòng đại diện năm 2026

Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp chủ quản cần đảm bảo đơn vị phụ thuộc đáp ứng các điều kiện sau:

• Tên gọi: Tên chi nhánh/VPĐD phải mang tên doanh nghiệp chủ quản kèm theo cụm từ “Chi nhánh” hoặc “Văn phòng đại diện”. Việc sử dụng ký hiệu trong tên phải tuân thủ danh mục cho phép tại Thông tư 68/2025/TT-BTC.
• Địa chỉ trụ sở: Phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam và ghi rõ thông tin theo hệ thống hành chính 2 cấp hiện hành là Phường/Xã và Tỉnh/Thành phố (hệ thống không còn sử dụng cấp Quận/Huyện).
  • Lưu ý: Tuyệt đối không đặt địa chỉ tại căn hộ chung cư có mục đích để ở.
• Ngành nghề kinh doanh (Đối với Chi nhánh): Ngành nghề của chi nhánh phải đúng với ngành nghề của doanh nghiệp chủ quản và được áp mã ngành cấp 4 theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam 2025 (Quyết định 36/2025/QĐ-TTg). Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên không cần đăng ký mã ngành.
• Người đứng đầu: Là cá nhân có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, có thể là người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc cá nhân khác được bổ nhiệm.

2. Hồ sơ đăng ký Chi nhánh, Văn phòng đại diện theo quy định mới

Thành phần hồ sơ có sự khác biệt nhỏ về thẩm quyền ra quyết định tùy thuộc vào loại hình công ty mẹ:

• Thông báo lập chi nhánh/VPĐD: Sử dụng hệ biểu mẫu mới nhất theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.
• Nghị quyết/Quyết định thành lập:
  • Công ty TNHH 1TV, DNTN: Quyết định của Chủ sở hữu công ty/Chủ doanh nghiệp tư nhân.
  • Công ty TNHH 2TV trở lên: Nghị quyết/Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng thành viên.
  • Công ty Cổ phần: Nghị quyết/Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng quản trị.
  • Công ty Hợp danh: Nghị quyết/Quyết định và Biên bản họp của các thành viên hợp danh.
• Thông tin cá nhân: Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh/VPĐD (thông tin phải đối chiếu khớp với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư).
• Văn bản xác thực điện tử: Hồ sơ nộp trực tuyến cần được ký số hoặc xác thực qua tài khoản định danh điện tử theo Nghị định 168.

3. Quy trình 05 bước đăng ký tại Sài Gòn O2O

Chúng tôi chuẩn hóa quy trình để doanh nghiệp mở rộng quy mô một cách thần tốc:

• Bước 1: Tư vấn chiến lược: Phân tích nhu cầu để giúp doanh nghiệp chọn lập Chi nhánh (hạch toán độc lập/phụ thuộc) hay Văn phòng đại diện, tư vấn chuẩn hóa địa chỉ theo quy định hành chính mới.
• Bước 2: Soạn thảo hồ sơ: Chuyên viên pháp lý soạn thảo toàn bộ quyết định, biên bản họp và thông báo theo đúng loại hình doanh nghiệp (DNTN, TNHH, CTCP, CTHD) trong 2 giờ.
• Bước 3: Nộp hồ sơ trực tuyến: Ký số và nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Bước 4: Nhận kết quả: Sau 03 ngày làm việc, doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện.
• Bước 5: Thủ tục hậu kiểm: Hỗ trợ khắc con dấu chi nhánh, treo biển hiệu và thực hiện thủ tục kê khai thuế môn bài, thuế GTGT (nếu là chi nhánh).

4. Những điểm mới cần lưu ý

Doanh nghiệp mở chi nhánh/VPĐD trong năm 2026 cần đặc biệt lưu tâm các thay đổi sau:

5. Cách thức thực hiện nộp hồ sơ

Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).

• Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
• Ủy quyền thực hiện thủ tục:
  • Cho cá nhân: Kèm văn bản ủy quyền (không bắt buộc công chứng).
  • Cho tổ chức: Kèm bản sao hợp đồng ủy quyền và văn bản phân công cho cá nhân trực tiếp nộp.
  • Cho đơn vị bưu chính: Kèm bản sao phiếu gửi hồ sơ có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người đại diện doanh nghiệp.
• Thời hạn giải quyết: Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh/VPĐD sẽ xem xét tính hợp lệ. Nếu cần sửa đổi, bổ sung sẽ có thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do.

6. Thành phần hồ sơ bao gồm

(i) Thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện.

(ii) Bản sao Nghị quyết/Quyết định và bản sao Biên bản họp (đối với TNHH 2TV, CTCP, CTHD) hoặc Quyết định (đối với DNTN, TNHH 1TV) về việc lập chi nhánh, VPĐD.

(iii) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, VPĐD.

Lưu ý: Nếu người đứng đầu đã kê khai số định danh cá nhân theo khoản 1 Điều 11 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ được miễn nộp bản sao CCCD/CMND.

Biểu mẫu áp dụng:

Doanh nghiệp sử dụng Thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định tại các Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC.

7. Nhận kết quả

(i) Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện. Đồng thời, thông tin sẽ được cập nhật liên thông lên hệ thống Thuế.

(ii) Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan đăng ký thông báo bằng văn bản nội dung cần điều chỉnh. Doanh nghiệp có 60 ngày để sửa đổi, bổ sung. Quá thời hạn này, hồ sơ không còn giá trị.

(iii) Trường hợp từ chối: Có thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do.

Lưu ý: Không phải đóng lại lệ phí nếu hồ sơ yêu cầu sửa đổi. Nếu nộp qua mạng mà bị từ chối, doanh nghiệp sẽ được hoàn lại phí công bố thông tin (nếu đã nộp).

8. Dịch vụ đăng ký Chi nhánh, VPĐD trọn gói tại Sài Gòn O2O

Việc soạn thảo sai thẩm quyền quyết định, điền sai địa chỉ hành chính mới hay áp sai mã ngành có thể khiến kế hoạch mở rộng thị trường của bạn bị đình trệ. Hãy để Sài Gòn O2O lo liệu toàn bộ thủ tục pháp lý:

✅ Chính xác tuyệt đối: Hồ sơ tuân thủ 100% Luật Doanh nghiệp 76/2025 và định dạng địa chỉ hành chính mới.

✅ Tốc độ: Nhận Giấy chứng nhận hoạt động đúng hẹn sau 3 ngày.

✅ Tư vấn chuyên sâu: Hỗ trợ giải quyết bài toán thuế (kê khai độc lập/phụ thuộc) cho chi nhánh sau khi thành lập.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ ĐỂ MỞ RỘNG QUY MÔ NGAY HÔM NAY!

📞 Hotline/Zalo: 0924 288 282

📧 Email: lienhe@saigono2o.com

🌐 Website: dichvudangkykinhdoanh.com