Khi hộ kinh doanh chuyển đổi sang công ty (TNHH, cổ phần…), không chỉ việc đăng ký kinh doanh – đăng ký thuế, con dấu hay tài khoản mới cần lưu ý mà hàng tồn kho cũng là một yếu tố quan trọng. Nếu xử lý không đúng quy định, doanh nghiệp mới có thể gặp khó khăn trong việc ghi nhận chi phí, khấu trừ thuế và đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra. Do đó, việc nắm rõ quy trình xử lý hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp minh bạch tài chính, giảm rủi ro pháp lý và khởi đầu thuận lợi.
1. Lợi ích khi xử lý tồn kho & tài sản cũ khi chuyển hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
- Minh bạch vốn điều lệ & cấu trúc sở hữu:
+ Tài sản được định giá, ghi nhận rõ ràng giúp cơ quan đăng ký kinh doanh phê duyệt vốn điều lệ nhanh, giảm yêu cầu bổ sung hồ sơ.
+ Đối tác, ngân hàng thấy nguồn lực hữu hình → tăng mức tín nhiệm khi thẩm định cho vay hoặc ký hợp đồng.
- Đảm bảo tài sản đủ điều kiện khấu hao sẽ được trừ vào chi phí hợp lý theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
- Thuế GTGT được khấu trừ: Hàng tồn kho chuyển sang không phải xuất hóa đơn nhưng vẫn kê khai mẫu 01/TB-HĐ → DN tiếp tục khấu trừ thuế đầu vào chưa sử dụng, không lo mất quyền lợi thuế GTGT.
- Nâng cấp hình ảnh – thu hút nhân tài & nhà đầu tư: Sổ sách sáng rõ, tài sản minh bạch chứng tỏ quản trị chuyên nghiệp, tạo thiện cảm với nhân sự chất lượng cao và nhà đầu tư tiềm năng, mở rộng cơ hội gọi vốn.
2. Các lưu ý quan trọng khi xử lý hàng tồn kho
2.1. Rà soát nghĩa vụ thuế trước khi chuyển đổi
Trước khi thực hiện chuyển đổi, hộ kinh doanh cần rà soát và hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ thuế, bao gồm:
- Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
- Các khoản phí, bảo hiểm xã hội (nếu có)
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ 01/6/2025, hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Do đó, khi xử lý hàng tồn kho, cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử để tránh rủi ro vi phạm pháp luật về thuế.
2.2. Lưu trữ chứng từ và sổ sách
Theo Luật Quản lý thuế 2019 (số 38/2019/QH14), chứng từ và sổ sách liên quan đến hàng tồn kho phải được lưu trữ ít nhất 05 năm.
Các loại chứng từ cần lưu gồm:
- Hóa đơn mua hàng
- Bảng kê hàng hóa, dịch vụ
- Biên bản kiểm kê hàng tồn kho
- Việc lưu trữ đầy đủ giúp hộ kinh doanh có cơ sở đối chiếu, giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
2.3. Trao đổi trực tiếp với cơ quan thuế
Trước khi chuyển đổi, hộ kinh doanh nên chủ động liên hệ và trao đổi với Cục thuế quản lý để được hướng dẫn rõ quy trình xử lý hàng tồn kho và các thủ tục liên quan. Điều này giúp hạn chế sai sót, tránh bị yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc phát sinh tranh chấp sau khi đã hoàn tất thủ tục chuyển đổi.
3. Quy trình thực hiện chi tiết
3.1. Chuẩn bị hồ sơ chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh
Lập hồ sơ chấm dứt hoạt động theo Điều 27 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bao gồm:
- Thông báo chấm dứt hoạt động gửi đến Phòng Tài chính – Kế hoạch hoặc Phòng Kinh tế tế tại địa bàn quản lý.
- Các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế và tài sản.
- Hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế và thanh toán các khoản còn nợ với cơ quan thuế trước khi nộp hồ sơ.
3.2. Đăng ký thành lập doanh nghiệp mới
Xem chi tiết tại bài: Hồ sơ, quy trình chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
3.3. Chuyển giao hàng tồn kho vào doanh nghiệp
Sau khi doanh nghiệp mới được cấp giấy chứng nhận, chuyển toàn bộ hàng tồn kho vào sổ sách kế toán của công ty.
Lập biên bản kiểm kê, chứng từ chuyển giao (hóa đơn, phiếu nhập kho) và lưu trữ đầy đủ để phục vụ công tác kế toán, kiểm tra thuế.
4. Xử lý hàng tồn kho khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty
4.1. Kiểm kê và đánh giá hàng tồn kho
Trước khi chuyển đổi, hộ kinh doanh cần thực hiện kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho để xác định rõ số lượng, chủng loại và giá trị thực tế.
Điều này phục vụ cho công tác kế toán và giúp doanh nghiệp mới hạch toán đúng quy định.
- Trường hợp hàng tồn kho có hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Hàng hóa có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định sẽ được ghi nhận theo giá gốc (bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển và các chi phí liên quan). Doanh nghiệp mới có thể hạch toán giá trị này vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
- Trường hợp hàng tồn kho không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Hộ kinh doanh cần lập bảng kê mua hàng theo mẫu tại Thông tư 40/2021/TT-BTC. Bảng kê phải nêu rõ thông tin người bán, số lượng, giá trị hàng hóa và chữ ký xác nhận, để cơ quan thuế xem xét chấp nhận.
4.2. Xuất hóa đơn cho hàng tồn kho
Theo Công văn 3612/TCT-DNNCN của Cục Thuế, khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, hàng tồn kho có thể được kế thừa mà không bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT, do đây không phải hoạt động bán hàng.
Doanh nghiệp mới cần thực hiện:
- Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho ghi rõ số lượng, chủng loại, giá trị.
- Chuyển số dư hàng tồn kho vào sổ sách kế toán làm số dư đầu kỳ.
Nếu cơ quan thuế yêu cầu xuất hóa đơn, hộ kinh doanh có thể đề nghị cấp hóa đơn lẻ theo Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC). Cần lưu ý rằng việc này có thể phát sinh nghĩa vụ thuế GTGT, nên liên hệ trực tiếp cơ quan thuế địa phương để được hướng dẫn.
Nếu cơ quan thuế yêu cầu xuất hóa đơn, hộ kinh doanh có thể đề nghị cấp hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cần lưu ý rằng việc này có thể phát sinh nghĩa vụ thuế GTGT, nên liên hệ trực tiếp cơ quan thuế địa phương để được hướng dẫn cụ thể.
4.3. Hạch toán hàng tồn kho trong công ty mới
Doanh nghiệp mới thành lập phải lựa chọn và áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho theo Chuẩn mực kế toán số 02 (VAS 02):
- Phương pháp kê khai thường xuyên: Cập nhật giá trị hàng tồn kho ngay sau mỗi lần nhập hoặc xuất kho, phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn, cần quản lý chặt chẽ.
- Phương pháp kiểm kê định kỳ: Xác định giá trị hàng tồn kho vào cuối kỳ kế toán, thường áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ, có nhiều loại hàng giá trị thấp.
Giá trị hàng tồn kho kế thừa từ hộ kinh doanh được ghi nhận vào các tài khoản hàng tồn kho (TK 151, 152, 153, 155 hoặc 156) theo giá trị thực tế xác định từ biên bản kiểm kê và phải áp dụng nhất quán trong suốt niên độ kế toán.
Nguồn: Cổng thông tin thuế hỗ trợ doanh nhân
