Hướng dẫn ký số trên File Word đơn giản và nhanh chóng
Trong thời đại số hóa, chữ ký số ngày càng trở thành công cụ quan trọng trong các giao dịch điện tử. Ngoài việc ký trên cổng thuế, bảo hiểm, hải quan, người dùng còn có thể ký số trực tiếp trên File Word để tăng tính pháp lý cho văn bản, hợp đồng. Bài viết dưới đây, Sài Gòn O2O sẽ hướng dẫn chi tiết cách ký số trên Word bằng USB Token hoặc HSM.
1. Chuẩn bị trước khi ký số trên File Word
Để ký số thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- USB Token chữ ký số hoặc chữ ký số HSM đang còn hiệu lực.
- Máy tính đã cài driver USB Token và phần mềm quản lý chữ ký số.
- Microsoft Word (phiên bản từ 2010 trở lên) có hỗ trợ tính năng Digital Signature.
2. Các bước ký số trên File Word
Bước 1: Mở file Word cần ký
- Mở tài liệu Word mà bạn muốn chèn chữ ký số.
- Kiểm tra lại nội dung, chỉnh sửa lần cuối trước khi ký.
Bước 2: Chèn dòng ký số
- Vào tab Insert → chọn Text → Signature Line → Microsoft Office Signature Line.
- Điền thông tin người ký (tên, chức vụ, email).
Bước 3: Thực hiện ký số
- Nhấn chuột phải vào dòng ký → chọn Sign.
- Cắm USB Token vào máy tính → nhập mã PIN để xác nhận.
- Với HSM: chọn chứng thư số trong phần mềm ký số → xác thực OTP nếu có.
Bước 4: Hoàn tất ký số
- Sau khi ký, văn bản sẽ xuất hiện biểu tượng chữ ký số hợp lệ.
- Người nhận có thể kiểm tra tính pháp lý bằng cách mở phần Signature Details trong Word.
3. Lợi ích của việc ký số trên Word
- Pháp lý: Chữ ký số có giá trị tương đương chữ ký tay và con dấu.
- Tiện lợi: Ký trực tiếp trên văn bản mà không cần in ấn, scan.
- Tiết kiệm: Giảm chi phí giấy tờ, mực in, chuyển phát.
- Bảo mật: Dữ liệu ký số được mã hóa, an toàn tuyệt đối.
HƯỚNG DẪN KÝ SỐ TRÊN WORD
Ký trên word.
Lưu ý : Hỗ trợ ký tự trên Microsoft Word từ phiên bản 2013 trở lên. (Khuyến nghị sử dụng Microsoft office từ phiên bản 2016) .
Có 2 dạng ký tự trên bản văn Word: Ký hiệu có vị trí xác định và ký hiệu không xác định vị trí.
Để ký điện tử trên file Word bạn hãy thực hiện theo các bước sau:
1. Ký tự văn bản Word không xác định vị trí .
Bước 1 : Mở bản văn Word mà bạn cần ký số từ máy tính của mình, giao diện màn hình hiển thị từ (1), nhấn chọn File (2).
Bước 2 : Chọn Thông tin (1) => Bảo vệ tài liệu (2) -> Thêm chữ ký số (3) để thêm chữ ký số vào Word.
Bước 3 : Giao diện màn hình sẽ hiển thị như hình bên dưới. Bạn chọn Đã phê duyệt tài liệu này (2) Sau đó nhấn thay đổi (3 – nếu trường hợp máy tính cắm nhiều USB thì cần chọn đúng USB Token của loại công cụ cần ký), nếu chỉ cắm 1 USB Token thì bạn không cần nhấn vào mục này.
Bước 4 : Nhấn sign => màn hình sẽ hiển thị như hình bên dưới. Bạn nhập mã pin vào. Sau đó, nhấn đăng nhập sẽ hoàn tất công việc trên văn bản Word.
Email thông báo đã thành công cho hiện tại văn bản => bạn nhấn ok.
Sai khi hoàn tất công việc ký số trên văn bản Word, bạn vào lại File => info => recovery signatures để xem lại văn bản đã ký.
Khi màn hình giao diện đó sẽ hiển thị như hình bên dưới, khung chữ ký bên góc phải màn hình sẽ hiển thị chữ ký số bên trên
văn bản.
Do đó, bạn đã ký thành công văn bản Word không chọn vị trí ký hiệu, đối với biểu thức không chọn vị trí, bạn chỉ có thể xem chữ ký thông tin ở góc phải màn hình và chữ ký không hiển thị trên văn bản
Bạn có thể nhấp chuột phải chọn chi tiết chữ ký (để xem chi tiết thông tin chữ ký trên văn bản) hoặc chọn xóa chữ ký (để gỡ bỏ chữ ký trên văn bản
2. Định vị trí văn bản của Word
Bước 1 : Bạn di chuột vào trang cần ký.
Mở bản văn Word mà bạn cần ký số -> chọn Insert -> Signature Line -> điền thông tin vào bảng Signature Setup -> OK .
Bước 2 : Bạn nhấn phải vào khung chữ ký -> chọn Sign .
Bước 4 : Chọn logo cho chữ ký (nếu có) bằng cách nhấn vào Select Image -> chọn logo -> nhấn Sign .
Bước 5 : Nhập mật khẩu của chữ ký –> nhấn đăng nhập –> nhấn OK để hoàn tất công việc.
Ký tự sẽ hiển thị trên bản văn như hình bên dưới.
Như vậy, bạn đã hoàn thành các bước định vị văn bản Word xác định , đối với biểu thức này, bạn có thể xem chữ số có thể hiện trực tiếp trên văn bản.
