Việc doanh nghiệp sử dụng song song hóa đơn điện tử (HĐĐT) từ 2 hay nhiều nhà cung cấp khác nhau là hoàn toàn hợp pháp và khả thi. Theo khung pháp lý hiện hành, cụ thể là Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/06/2025), pháp luật không giới hạn số lượng nhà cung cấp giải pháp HĐĐT mà một doanh nghiệp được phép sử dụng.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, chuẩn pháp lý để doanh nghiệp thiết lập và quản trị rủi ro khi dùng song song 2 hệ thống HĐĐT.
1. Nguyên Tắc Pháp Lý: Phân Định Rõ Ký Hiệu Hóa Đơn
Để cơ quan thuế quản lý dữ liệu chính xác và tránh lỗi trùng lặp trên hệ thống, HĐĐT xuất ra từ 2 nhà cung cấp tuyệt đối không được trùng nhau về Ký hiệu hóa đơn và Số hóa đơn.
Cấu trúc ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự. Doanh nghiệp cần sử dụng 2 ký tự cuối cùng (được phép tự chọn) để phân biệt giữa 2 nhà cung cấp phần mềm.
Ví dụ thiết lập ký hiệu cho năm 2026 (Đối với Hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế):
| Thành phần ký hiệu | Ý nghĩa pháp lý | Nhà cung cấp A | Nhà cung cấp B |
| Ký tự 1 | Phân loại hóa đơn có mã (C) hoặc không mã (K) | C | C |
| Ký tự 2, 3 | Năm lập hóa đơn | 26 | 26 |
| Ký tự 4 | Loại hóa đơn (T = Hóa đơn Giá trị gia tăng) | T | T |
| Ký tự 5, 6 | Ký tự tự chọn (Dùng để phân biệt hệ thống/nhà cung cấp) | AA | AB |
| KẾT QUẢ | Ký hiệu hóa đơn thiết lập trên phần mềm | C26TAA | C26TAB |
2. Trình Tự Đăng Ký Sử Dụng Song Song
Quy trình này áp dụng khi doanh nghiệp đang dùng nhà cung cấp thứ nhất và muốn đăng ký thêm nhà cung cấp thứ hai, hoặc triển khai mới cùng lúc cả hai.
- Bước 1: Khởi tạo mẫu và ký hiệu hóa đơn. Liên hệ với nhà cung cấp HĐĐT thứ hai để thiết lập tài khoản và tạo mẫu hóa đơn với ký hiệu phân biệt (như ví dụ trên).
- Bước 2: Lập và Gửi tờ khai (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT). Trên phần mềm của nhà cung cấp thứ hai, kế toán tiến hành lập Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT gửi Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
1. Nhập đầy đủ các thông tin trên Tờ khai: Thông tin người đại diện pháp luật cần khớp đúng với thông tin Đăng ký doanh nghiệp/Đăng ký thuế
2. Đảm bảo tích chọn đúng hình thức hóa đơn :
– Có mã của cơ quan thuế
– Có mã của cơ quan thuế (Khởi tạo từ máy tính tiền)
– Không có mã của cơ quan thuế
3. Danh sách chứng thư số sử dụng: Chọn hết tất cả các chữ ký số đã đăng ký vào.
4.Tổ chức cung cấp dịch vụ: Nhập thông tin của cả 2 nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đã và sẽ sử dụng
5. Thông tin đơn vị truyền nhận: Nhập thông tin của cả 2 nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đã và sẽ sử dụng
6. Kiểm tra thông tin và ký gửi đến cơ quan thuế - Bước 3: Đại diện pháp luật tiến vào etax mobile để tiến hành sinh trắc học, xác nhận thông tin đăng ký hóa đơn
- Bước 4: Chờ Thông báo chấp nhận. Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ trả Thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận đăng ký sử dụng (Mẫu số 01/TB-ĐKTĐ). Chỉ khi có thông báo chấp nhận, doanh nghiệp mới được phép xuất hóa đơn trên hệ thống mới.
3. Lưu Ý Vận Hành Tránh Rủi Ro Về Thuế
Việc phân tán dữ liệu trên 2 phần mềm đòi hỏi quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ:
- Tuyệt đối không xuất trùng nghiệp vụ: Một giao dịch kinh tế/một lần bán hàng chỉ được xuất hóa đơn trên MỘT trong hai hệ thống. Việc xuất trùng sẽ làm tăng khống doanh thu và dẫn đến rủi ro khai sai nghĩa vụ thuế.
- Xử lý hóa đơn sai sót cục bộ: Hóa đơn được phát hành từ phần mềm của nhà cung cấp nào thì khi phát sinh sai sót, việc xử lý (Hủy, Thay thế, Điều chỉnh, hoặc gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT giải trình) bắt buộc phải thực hiện trên chính phần mềm đó.
- Tập hợp dữ liệu kê khai: Hàng tháng/quý, bộ phận kế toán phải xuất Bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra từ cả 2 hệ thống phần mềm, sau đó tổng hợp lại để lập Tờ khai thuế GTGT chính xác nhất. Đảm bảo dữ liệu được đồng bộ đầy đủ vào phần mềm kế toán lõi của doanh nghiệp.
