Khi hộ kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp, một trong những bước quan trọng là lựa chọn và sử dụng loại hóa đơn phù hợp. Hai loại hóa đơn phổ biến mà chủ HKD hoặc doanh nghiệp mới cần hiểu rõ là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Hiểu rõ sự khác biệt giữa hai loại này giúp tránh sai sót, tuân thủ pháp luật, và quản lý thuế hiệu quả.
Căn cứ pháp lý:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
- Thông tư 32/2025/TT-BTC
1. Khái niệm và phạm vi áp dụng
1.1 Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Căn cứ theo quy định tại Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Phạm vi áp dụng: Thường áp dụng với hầu hết các doanh nghiệp và hộ kinh doanh (HKD), đặc biệt là những đơn vị không thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đã được quy định và hướng dẫn tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
1.2 Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Căn cứ theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025:
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền) là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng được quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Máy tính tiền là hệ thống tính tiền bao gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng.
Phạm vi áp dụng: Áp dụng bắt buộc cho HKD và DN có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên trong các ngành bán lẻ, nhà hàng, dịch vụ ăn uống, siêu thị… (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 1/6/2025). Phù hợp với giao dịch cần xuất hóa đơn nhanh cho người mua tại điểm bán, như mua sắm siêu thị hoặc ăn uống.
- Sự khác biệt chính:
| Tiêu chí | Hóa đơn điện tử có mã CQT | Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền |
| Yêu cầu kỹ thuật | – Phần mềm đơn điện tử kết nối internet– Có thể sử dụng trên máy tính/điện thoại (không cần thiết bị chuyên biệt). | – Máy POS (hoặc phần mềm bán hàng có chức năng tính tiền) có kết nối phần mềm hóa đơn điện tử– Phải kết nối internet liên tục (offline tạm thời nhưng phải đồng bộ trong 24 giờ). |
| Quy trình xuất hóa đơn và cấp mã | Lập HĐĐT trên phần mềm hóa đơn điện tử → Ký số → Gửi dữ liệu đến cơ quan thuế chờ cấp mã → Gửi hóa đơn cho người mua. | Lập trực tiếp từ máy POS (hoặc phần mềm bán hàng) có kết nối phần mềm hóa đơn điện tử → Dữ liệu trực tiếp gửi lên cơ quan thuế và hệ thống CQT tự động cấp mã cho hóa đơn → Xuất hóa đơn ngay tại chỗ → Gửi hóa đơn cho người mua. |
| Thời gian xử lý | Có thời gian chờ CQT cấp mã (dù ngắn). | Xuất hóa đơn ngay lập tức, không cần chờ cấp mã. |
| Chữ ký số | Bắt buộc sử dụng chữ ký số để phát hành hóa đơn hợp lệ. | Không bắt buộc dùng chữ ký số khi phát hành hóa đơn. |
| Nội dung bắt buộc trên hóa đơn | Đầy đủ theo Điều 10 NĐ 123/2020 (tên, địa chỉ, MST, mã cơ quan thuế, chữ ký số, giá, thuế suất, tiền thuế…) | Tối giản theo Điều 90a NĐ 123/2020 (sửa đổi bởi NĐ 70/2025): tên, địa chỉ, MST người bán, thông tin hàng hóa/dịch vụ, tổng tiền, thuế GTGT (nếu có), thời gian giao dịch |
| Phạm vi áp dụng | Mọi loại hình doanh nghiệp và hộ kinh doanh | Bắt buộc áp dụng cho DN/HKD ngành bán lẻ, nhà hàng, siêu thị, dịch vụ ăn uống… |
2. Một số điểm lưu ý đặc biệt với hóa đơn từ máy tính tiền
Mã số trên hóa đơn điện tử máy tính tiền do cơ quan thuế cấp:
- Khi đăng ký sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền, doanh nghiệp sẽ được cơ quan thuế cấp một dải mã số. Dải mã này:
Là duy nhất cho mỗi doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân.
Không trùng lặp giữa các đơn vị.
- Có thể dùng chung cho nhiều máy tính tiền tại một hoặc nhiều địa điểm kinh doanh.
- Kết nối dữ liệu liên tục: Máy tính tiền phải luôn truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế một cách nhanh chóng và chính xác.
Dấu nhận dạng đặc biệt: Trên hóa đơn sẽ có ký hiệu để phân biệt rõ đây là hóa đơn từ máy tính tiền, giúp minh bạch và dễ tra cứu.
Nguồn: Cổng thông tin thuế hỗ trợ doanh nhân
