Khi Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế bị mất, rách, nát, cháy, người nộp thuế có quyền đề nghị cấp lại để tiếp tục thực hiện giao dịch thuế, ngân hàng, hóa đơn điện tử… Bài viết này hướng dẫn đầy đủ điều kiện, hồ sơ, nơi nộp, thời hạn xử lý theo quy định hiện hành.
1. Khi nào cần đề nghị cấp lại?
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế/MST không còn nguyên vẹn (rách, nát, cháy, mờ không đọc được).
- Giấy/Thông báo bị mất và cần văn bản thay thế để giao dịch.
- Tổ chức/cá nhân muốn chuẩn hóa hồ sơ thuế khi tham gia thủ tục mới (mở tài khoản, ký HĐ, hóa đơn điện tử…).
2. Thẩm quyền, nơi nộp hồ sơ
- Cục Thuế (đối với người nộp thuế thuộc cấp Cục quản lý).
- Đội Thuế quản lý trực tiếp (thay cho Chi cục Thuế trong trình bày của chúng tôi theo yêu cầu), đối với phần lớn hộ kinh doanh, cá nhân, doanh nghiệp nhỏ.
3. Cách thức nộp
- Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý.
- Gửi bưu chính tới cơ quan thuế.
- Nộp điện tử qua:
- Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế,
- Cổng Dịch vụ công quốc gia, cổng dịch vụ công cấp Bộ/cấp tỉnh đã kết nối,
- Hoặc tổ chức T-VAN theo quy định về giao dịch điện tử (TT 19/2021/TT-BTC, TT 46/2024/TT-BTC).
4. Trình tự thực hiện
Bước 1. Người nộp thuế lập hồ sơ
- Chuẩn bị Văn bản đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế/Thông báo mã số thuế mẫu 13-MST (ban hành kèm TT 86/2024/TT-BTC).
- Gửi hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo một trong các cách nêu ở mục (3).
Nộp điện tử: Đăng nhập cổng điện tử đã lựa chọn (Tổng cục Thuế/DVCQG/cấp Bộ, tỉnh/T-VAN), lập tờ khai, ký số, đính kèm tài liệu (nếu có) và gửi.
Bước 2. Cơ quan thuế tiếp nhận – xử lý
- Hồ sơ giấy nộp trực tiếp:
Cán bộ thuế kiểm tra hồ sơ.- Hợp lệ: đóng dấu tiếp nhận, ghi ngày nhận, lập phiếu hẹn và thời hạn trả kết quả.
- Chưa hợp lệ: hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ, ghi rõ nội dung cần bổ sung.
- Hồ sơ giấy gửi bưu chính:
Đóng dấu ngày nhận, vào sổ văn thư. Nếu cần bổ sung, cơ quan thuế thông báo trong 02 ngày làm việc (mẫu 01/TB-BSTT-NNT theo NĐ 126/2020/NĐ-CP). - Hồ sơ điện tử:
- Tiếp nhận: Cổng TCT gửi thông báo tiếp nhận trong 15 phút kể từ khi nhận hồ sơ điện tử.
- Kiểm tra – giải quyết: Xử lý trên hệ thống; trả kết quả điện tử theo thời hạn quy định tại TT 86/2024/TT-BTC.
- Chưa hợp lệ: Gửi thông báo không chấp nhận/yêu cầu bổ sung trong 02 ngày làm việc tính từ ngày ghi trên Thông báo tiếp nhận.
5. Thành phần hồ sơ
- Bắt buộc: Văn bản đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế/Thông báo MST mẫu 13-MST (TT 86/2024/TT-BTC).
- Số lượng: 01 bộ.
6. Thời hạn giải quyết – kết quả
- Thời hạn: 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Kết quả:
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản cấp lại) hoặc
- Thông báo mã số thuế được cơ quan thuế cấp theo thẩm quyền.
7. Phí, lệ phí
- Không thu phí, lệ phí.
8. Lưu ý thực tiễn & khuyến nghị chuyên gia
- Khai đúng thông tin pháp lý (tên, địa chỉ, số định danh cá nhân/MST…) để tránh phải bổ sung, kéo dài thời gian.
- Với nộp điện tử, đảm bảo: chữ ký số hoạt động, tài khoản cổng dịch vụ công/T-VAN còn hiệu lực, định dạng file đúng yêu cầu.
- Nếu mất do hỏa hoạn, thiên tai… có biên bản/ xác nhận của cơ quan có thẩm quyền thì lưu sẵn để phục vụ đối chiếu (khi cần).
- Doanh nghiệp có nhiều đơn vị phụ thuộc/địa điểm kinh doanh nên kiểm tra đầu mối quản lý để nộp đúng cơ quan thuế, giảm phát sinh đi lại.
9. Căn cứ pháp lý
- Luật Quản lý thuế 2019; Luật sửa đổi, bổ sung một số luật liên quan ngày 29/11/2024.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP (mẫu 01/TB-BSTT-NNT).
- Thông tư 19/2021/TT-BTC; Thông tư 46/2024/TT-BTC (giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế).
- Thông tư 86/2024/TT-BTC (đăng ký thuế; mẫu 13-MST).
✍️ Tác giả: Sài Gòn O2O
