1. Chứng thư số là gì?
Chứng thư số (Digital Certificate) là “chứng minh thư điện tử” của cá nhân hoặc doanh nghiệp khi giao dịch trên môi trường mạng.
Nó được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA – Certificate Authority) và dùng để xác thực danh tính, đảm bảo tính toàn vẹn, chống giả mạo dữ liệu khi ký văn bản, khai thuế, hóa đơn điện tử hoặc hợp đồng online.
👉 Hiểu đơn giản: nếu chữ ký số là công cụ ký, thì chứng thư số là “giấy phép” chứng minh danh tính của người ký – do cơ quan chứng thực cấp.
2. Thành phần của chứng thư số
Một chứng thư số hợp lệ thường chứa các thông tin cơ bản sau:
- 🔹 Tên tổ chức cung cấp chứng thư số (CA).
- 🔹 Tên doanh nghiệp/cá nhân được cấp chứng thư.
- 🔹 Số seri của chứng thư.
- 🔹 Mã số thuế hoặc số CCCD của người đại diện.
- 🔹 Thời hạn hiệu lực của chứng thư số.
- 🔹 Khóa công khai (Public Key) dùng để xác thực dữ liệu.
- 🔹 Chữ ký điện tử của tổ chức CA.
💡 Mỗi chứng thư số được gắn duy nhất với một cặp khóa: khóa công khai (public key) và khóa bí mật (private key), tạo thành cơ chế bảo mật an toàn tuyệt đối.
3. Phân biệt chứng thư số và chữ ký số
| Tiêu chí | Chứng thư số | Chữ ký số |
|---|---|---|
| Khái niệm | Là “chứng minh thư điện tử” chứa thông tin của chủ sở hữu | Là hành động ký điện tử được tạo ra từ khóa bí mật |
| Chức năng | Xác thực danh tính người ký | Xác nhận tính toàn vẹn và chống chối bỏ giao dịch |
| Được cấp bởi | Tổ chức chứng thực chữ ký số (CA) | Người dùng tự thực hiện trên nền chứng thư số |
| Hiệu lực | Có thời hạn (1–3 năm) | Phụ thuộc vào chứng thư còn hiệu lực hay không |
👉 Chữ ký số không thể tồn tại nếu không có chứng thư số. Hai yếu tố này là bộ đôi bắt buộc trong mọi giao dịch điện tử hợp pháp.
4. Vai trò của chứng thư số trong doanh nghiệp
Chứng thư số có ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong hoạt động quản trị và giao dịch số của doanh nghiệp:
- ✅ Khai và nộp thuế điện tử.
- ✅ Ký hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, văn bản nội bộ.
- ✅ Giao dịch hải quan, bảo hiểm xã hội, ngân hàng điện tử.
- ✅ Ký xác nhận báo cáo tài chính, đấu thầu trực tuyến, hồ sơ đăng ký đầu tư.
🎯 Có chứng thư số, doanh nghiệp được pháp luật công nhận chữ ký điện tử tương đương với chữ ký tay và con dấu truyền thống.
5. Cách kiểm tra thông tin chứng thư số
Để kiểm tra chứng thư số đang sử dụng, bạn có thể thực hiện nhanh bằng các cách sau:
🔹 Cách 1: Kiểm tra trong phần mềm quản lý Token
- Cắm USB Token → mở ứng dụng Token Manager (VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA…).
- Chọn “Chứng thư số” → Xem thông tin: tên công ty, MST, ngày cấp, ngày hết hạn.
🔹 Cách 2: Kiểm tra trực tuyến trên website CA
- Truy cập website của nhà cung cấp chữ ký số → nhập số seri chứng thư để tra cứu.
- Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái: “Còn hiệu lực” hoặc “Hết hạn / Bị thu hồi.”
🔹 Cách 3: Xem trực tiếp trong file văn bản PDF đã ký
- Mở file → click vào chữ ký → chọn “Certificate Details” → xem thông tin chứng thư số kèm tổ chức cấp.
6. Thời hạn và việc gia hạn chứng thư số
- ⏱ Thời hạn chứng thư số: thường từ 1 đến 3 năm kể từ ngày phát hành.
- 🕒 Khi sắp hết hạn, người dùng cần gia hạn chứng thư số để tiếp tục sử dụng chữ ký số cho các giao dịch điện tử.
💬 Nếu để chứng thư hết hạn, các hệ thống như Thuế, BHXH, Hải quan, Hóa đơn điện tử sẽ từ chối giao dịch vì không còn chứng thực hợp lệ.
7. Lưu ý khi quản lý và sử dụng chứng thư số
- 🔒 Không chia sẻ thiết bị Token hoặc tài khoản ký số cho người khác.
- 📅 Theo dõi ngày hết hạn để gia hạn đúng thời điểm.
- 🧾 Luôn sao lưu file chứng thư số khi đổi máy tính hoặc cài đặt lại phần mềm.
- ⚙ Khi thay đổi tên công ty, người đại diện hoặc mã số thuế, phải cập nhật lại chứng thư số cho đúng pháp lý.
8. Dịch vụ cấp và quản lý chứng thư số tại Sài Gòn O2O
Sài Gòn O2O là đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số – chứng thư số – hóa đơn điện tử – thuế điện tử toàn quốc, được ủy quyền bởi các tổ chức CA lớn:
VNPT, Viettel, FPT, EFY, NewCA, MISA CA, v.v.
Chúng tôi hỗ trợ:
- Cấp mới chứng thư số cho doanh nghiệp và cá nhân.
- Gia hạn, thay đổi thông tin chứng thư số.
- Cung cấp chữ ký số từ xa (Remote Signing) – ký không cần USB Token.
- Hỗ trợ kỹ thuật tận nơi hoặc từ xa trong 10 phút.
📩 Liên hệ Sài Gòn O2O – Hỗ trợ chứng thư số nhanh chóng và đúng luật
Sài Gòn O2O – Dịch vụ chữ ký số, hóa đơn điện tử & đăng ký doanh nghiệp toàn quốc
📞 Điện thoại: 0924 288 282
💬 Zalo: 0924288282
✉️ Email: lienhe@saigono2o.com
🌐 Website: dichvudangkykinhdoanh.com
