1. Mã PIN chữ ký số là gì?
Mã PIN (Personal Identification Number) là mật khẩu bảo vệ thiết bị chữ ký số, dùng để xác thực chủ sở hữu khi ký văn bản điện tử, khai thuế, hải quan, BHXH, hóa đơn điện tử hoặc ký hợp đồng online.
Thông thường, mã PIN do nhà cung cấp cấp sẵn khi phát hành thiết bị, người dùng có thể đổi mã mới để đảm bảo an toàn và dễ ghi nhớ hơn.
2. Khi nào cần thay đổi mã PIN chữ ký số?
Bạn nên đổi mã PIN trong các trường hợp sau:
- Mới nhận thiết bị USB Token từ nhà cung cấp (nên đổi ngay mã mặc định).
- Quên hoặc nghi ngờ lộ mã PIN.
- Chuyển người phụ trách sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp.
- Định kỳ 3–6 tháng để đảm bảo bảo mật thông tin và tránh rủi ro truy cập trái phép.
3. Phân biệt hai loại chữ ký số
Trước khi đổi mã PIN, bạn cần xác định loại chữ ký số mình đang sử dụng:
- 🔹 Chữ ký số USB Token: Dạng thiết bị vật lý cắm vào máy tính.
- 🔹 Chữ ký số từ xa (Remote Signing / eToken Cloud): Sử dụng ứng dụng hoặc phần mềm online, không cần USB, xác thực qua OTP hoặc app.
Hướng dẫn dưới đây sẽ chia làm 2 phần tương ứng với từng loại.
4. Cách thay đổi mã PIN chữ ký số USB Token
Bước 1: Cắm thiết bị USB Token vào máy tính
Máy sẽ tự động nhận driver. Nếu không, tải phần mềm quản lý Token theo nhà cung cấp (VNPT, Viettel, FPT, NewCA, EFY, v.v…).
Bước 2: Mở ứng dụng quản lý Token
Ví dụ:
- Viettel-CA Token Manager
- VNPT Token Manager
- FPT-CA Token Tool
Bước 3: Đăng nhập bằng mã PIN hiện tại
Nhập mã PIN mặc định (thường là 123456, 888888 hoặc được ghi trong phong bì kèm thiết bị).
Bước 4: Chọn mục “Đổi mã PIN” hoặc “Change PIN”
Hệ thống hiển thị 3 ô:
- Old PIN: Mã PIN cũ
- New PIN: Mã PIN mới
- Confirm New PIN: Nhập lại mã PIN mới
⚠️ Lưu ý: Mã PIN mới nên có ít nhất 6 ký tự, gồm chữ + số, tránh trùng tên công ty hoặc số dễ đoán.
Bước 5: Nhấn “OK” để hoàn tất
Phần mềm báo “Change PIN successful” nghĩa là đổi thành công. Bạn nên lưu lại mã mới ở nơi an toàn.
5. Cách thay đổi mã PIN chữ ký số từ xa (Remote Signing)
Tùy nhà cung cấp, bạn có thể đổi mã PIN qua ứng dụng hoặc web quản lý.
Ví dụ: Viettel-CA Cloud hoặc VNPT SmartCA
- Truy cập ứng dụng chữ ký số từ xa hoặc website của nhà cung cấp.
- Đăng nhập tài khoản đã đăng ký.
- Vào mục Cài đặt bảo mật → Đổi mã PIN / Đổi mã OTP ký số.
- Nhập mã cũ, mã mới và xác nhận bằng OTP gửi về điện thoại.
- Hệ thống xác nhận thay đổi thành công.
👉 Ưu điểm: Dễ thao tác, có thể đổi bất kỳ lúc nào mà không cần cắm USB Token.
6. Những lỗi thường gặp khi đổi mã PIN
| Lỗi hiển thị | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Wrong old PIN | Nhập sai mã PIN cũ | Kiểm tra lại mã cũ, tránh nhập sai quá 5 lần |
| Token locked | Nhập sai quá 5 lần | Liên hệ nhà cung cấp để mở khóa Token |
| Weak PIN | Mã mới quá đơn giản | Đặt mã dài hơn, có ký tự và số |
| Device not found | USB chưa nhận hoặc lỗi driver | Cắm lại Token, cài lại phần mềm quản lý |
7. Lưu ý bảo mật quan trọng
- Không chia sẻ mã PIN cho bất kỳ ai, kể cả kế toán hoặc nhân viên IT.
- Đổi mã định kỳ 3–6 tháng/lần.
- Khi bàn giao thiết bị cho người khác, nên reset PIN hoặc đổi mã mới.
- Nếu làm mất USB Token, liên hệ ngay nhà cung cấp để khóa chứng thư số.
8. Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật từ Sài Gòn O2O
Sài Gòn O2O cung cấp dịch vụ chữ ký số trọn gói, bao gồm:
- Cấp mới, gia hạn, chuyển nhà cung cấp chữ ký số.
- Hỗ trợ đổi mã PIN, mở khóa Token bị khóa.
- Cài đặt phần mềm, cấu hình eTax, iBHXH, eInvoice…
- Tư vấn chữ ký số từ xa (Remote Signing) cho doanh nghiệp muốn ký online an toàn, không cần USB.
📩 Liên hệ hỗ trợ 24/7 – Sài Gòn O2O
Sài Gòn O2O – Dịch vụ chữ ký số, thuế điện tử và đăng ký doanh nghiệp
📞 Điện thoại: 0924 288 282
💬 Zalo: 0924288282
✉️ Email: lienhe@saigono2o.com
🌐 Website: dichvudangkykinhdoanh.com
9. Hướng dẫn chi tiết bằng hình ảnh
Bước 1: Cắm Chứng thư số vào máy tính và khởi chạy Phần mềm Chữ ký số
Bước 2: Trên thanh Menu chọn mục “Cấu hình”, chọn tiếp “Thay đổi mã Pin”
Bước 3: Nhập mã Pin cũ và Nhập mã Pin mới, sau đó nhấn “Cập nhật” để hoàn thành việc thay đổi mã Pin Chứng thư số.
