Trong quản lý thuế thu nhập cá nhân (TNCN), việc đăng ký người phụ thuộc là điều kiện bắt buộc để người nộp thuế được hưởng giảm trừ gia cảnh. Bên cạnh hình thức đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế, cá nhân có thể ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thực hiện thủ tục này thay mình. Đây là phương án thuận tiện, giảm bớt gánh nặng hành chính cho người nộp thuế.
1. Quy định chung về ủy quyền đăng ký thuế cho người phụ thuộc
- Người nộp thuế có thể ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập (doanh nghiệp, tổ chức trả lương) thực hiện việc đăng ký thuế cho người phụ thuộc.
- Nếu cá nhân có thu nhập từ nhiều cơ quan trong cùng kỳ tính thuế, thì chỉ được ủy quyền đăng ký tại một cơ quan chi trả thu nhập duy nhất. Đồng thời, cá nhân phải thông báo số định danh cá nhân của người phụ thuộc (đối với công dân Việt Nam) hoặc mã số thuế đã cấp (đối với người phụ thuộc là người nước ngoài) cho các cơ quan chi trả khác.
- Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm lập Tờ khai đăng ký thuế mẫu 20-ĐK-TH-TCT (Thông tư 86/2024/TT-BTC) và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế thực hiện thủ tục giảm trừ gia cảnh.
2. Quy trình thực hiện thủ tục
Bước 1: Cá nhân lập hồ sơ và ủy quyền
- Cá nhân chuẩn bị Văn bản ủy quyền mẫu 41/UQ-ĐKT (Thông tư 86/2024/TT-BTC).
- Nếu người phụ thuộc là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài: bổ sung bản sao hộ chiếu còn hiệu lực hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp.
- Hồ sơ được gửi cho cơ quan chi trả thu nhập để tổng hợp.
Bước 2: Cơ quan chi trả thu nhập nộp hồ sơ
- Lập tờ khai mẫu 20-ĐK-TH-TCT tổng hợp danh sách người phụ thuộc.
- Gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc nộp điện tử qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế, Cổng dịch vụ công quốc gia, hoặc tổ chức T-VAN.
Bước 3: Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý
- Hồ sơ giấy: Nếu đầy đủ, công chức thuế đóng dấu tiếp nhận và cấp giấy hẹn; nếu chưa hợp lệ, yêu cầu bổ sung trong vòng 02 ngày làm việc.
- Hồ sơ điện tử: Hệ thống gửi thông báo tiếp nhận trong vòng 15 phút. Hồ sơ hợp lệ được xử lý đúng hạn; hồ sơ chưa hợp lệ sẽ được thông báo để chỉnh sửa, bổ sung.
- Thời hạn giải quyết: Không quá 03 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
3. Kết quả thủ tục
- Đối với cá nhân Việt Nam: Nếu dữ liệu khớp với CSDL quốc gia về dân cư, số định danh cá nhân sẽ thay thế mã số thuế. Trường hợp chưa đồng bộ, cơ quan thuế sẽ cấp Thông báo mã số thuế cá nhân (sử dụng đến hết ngày 30/6/2025).
- Đối với cá nhân nước ngoài: Cơ quan thuế cấp Thông báo mã số thuế cá nhân riêng cho người phụ thuộc.
4. Cơ quan thực hiện
- Cục Thuế hoặc Đội Thuế quản lý trực tiếp cơ quan chi trả thu nhập.
5. Căn cứ pháp lý
- Luật Quản lý thuế 2019 và Luật sửa đổi 2024.
- Thông tư 19/2021/TT-BTC và Thông tư 46/2024/TT-BTC về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế.
- Thông tư 86/2024/TT-BTC quy định về đăng ký thuế.
