Khi cá nhân (trừ cá nhân kinh doanh) hoặc người phụ thuộc có sự thay đổi thông tin (CMND/CCCD/hộ chiếu, nơi cư trú, tình trạng phụ thuộc, họ tên, ngày sinh…), người nộp thuế có thể ủy quyền cơ quan chi trả thu nhập (doanh nghiệp/tổ chức trả lương) thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thông tin đăng ký thuế. Cách làm này giúp dữ liệu thuế được cập nhật đúng – đủ – kịp thời, đồng bộ với hệ thống quản lý.
1. Mốc thời gian quan trọng & trách nhiệm các bên
- Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thay đổi:
Cá nhân gửi văn bản ủy quyền (nếu trước đó chưa ủy quyền) và bản sao giấy tờ có thay đổi liên quan đến đăng ký thuế của cá nhân/người phụ thuộc (áp dụng với người nước ngoài hoặc người Việt Nam sinh sống ở nước ngoài chưa có số định danh cá nhân) cho cơ quan chi trả thu nhập. - Trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận ủy quyền:
Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp thông tin thay đổi vào tờ khai đăng ký thuế và gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Có thể nộp điện tử: qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế, Cổng Dịch vụ công quốc gia/cấp Bộ/cấp tỉnh hoặc qua T-VAN; lập tờ khai, đính kèm hồ sơ (nếu có), ký điện tử và gửi.
2. Quy trình xử lý của cơ quan thuế
- Hồ sơ giấy nộp trực tiếp tại cơ quan thuế:
Công chức thuế kiểm tra hồ sơ.- Hợp lệ → tiếp nhận, đóng dấu, ghi ngày nhận, lập phiếu hẹn trả kết quả.
- Chưa hợp lệ → hướng dẫn hoàn thiện.
- Hồ sơ giấy gửi bưu chính:
Đóng dấu, ghi ngày nhận và số văn thư. Nếu thiếu, cơ quan thuế thông báo bổ sung trong 02 ngày làm việc (mẫu 01/TB-BSTT-NNT theo NĐ 126/2020/NĐ-CP). - Hồ sơ điện tử:
- Tiếp nhận: hệ thống gửi thông báo trong 15 phút từ khi nhận hồ sơ.
- Giải quyết: kiểm tra, xử lý và trả kết quả qua cổng điện tử theo thời hạn TT 86/2024/TT-BTC; hồ sơ chưa đúng/đủ sẽ có thông báo yêu cầu bổ sung trong 02 ngày làm việc.
3. Cách thức nộp
- Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý.
- Gửi bưu chính.
- Nộp điện tử qua Cổng TCT, DVC quốc gia/cấp Bộ, cấp tỉnh hoặc T-VAN (theo TT 19/2021/TT-BTC và TT 46/2024/TT-BTC).
4. Thành phần hồ sơ
- Đối với cá nhân:
- Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp mẫu 05-ĐK-TH-TCT (TT 86/2024/TT-BTC).
- Đối với người phụ thuộc:
- Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp người phụ thuộc mẫu 20-ĐK-TH-TCT (TT 86/2024/TT-BTC).
- Trường hợp đặc thù (người phụ thuộc là người nước ngoài hoặc người Việt Nam sống ở nước ngoài chưa có số định danh cá nhân):
- Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực (hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác) khi có thay đổi thông tin.
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
5. Thời hạn giải quyết & kết quả
- 02 ngày làm việc: khi thay đổi không liên quan đến nội dung thể hiện trên Thông báo mã số thuế của người phụ thuộc/ cá nhân. Cơ quan thuế cập nhật trên Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế.
- 03 ngày làm việc: khi thay đổi có liên quan đến nội dung trên Thông báo mã số thuế. Cơ quan thuế cập nhật hệ thống và ban hành Thông báo mã số thuế đã cập nhật:
- Cá nhân Việt Nam: nếu dữ liệu khớp CSDL quốc gia về dân cư, cập nhật trực tiếp.
- Cá nhân nước ngoài: cấp Thông báo mã số thuế cá nhân mẫu 14-MST (đã cập nhật).
6. Cơ quan thực hiện
- Cục Thuế hoặc Đội Thuế quản lý trực tiếp cơ quan chi trả thu nhập.
7. Lưu ý nghiệp vụ (khuyến nghị từ Sài Gòn O2O)
- Thống nhất một đầu mối cơ quan chi trả để tổng hợp thay đổi, tránh trùng lặp hồ sơ.
- Kiểm tra tính nhất quán thông tin (họ tên, ngày sinh, số định danh/hộ chiếu, quan hệ phụ thuộc) trước khi ký gửi.
- Với hồ sơ điện tử, đảm bảo chữ ký số, tài khoản cổng và định dạng file theo yêu cầu hệ thống để không bị trả lại.
- Lưu trữ văn bản ủy quyền và tài liệu chứng minh thay đổi để phục vụ đối chiếu khi cần.
8. Căn cứ pháp lý
- Luật Quản lý thuế 2019; Luật sửa đổi, bổ sung một số luật liên quan ngày 29/11/2024.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
- Thông tư 19/2021/TT-BTC; Thông tư 46/2024/TT-BTC (giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế).
- Thông tư 86/2024/TT-BTC (quy định về đăng ký thuế; mẫu 05-ĐK-TH-TCT, 20-ĐK-TH-TCT, 14-MST).
✍️ Tác giả: Sài Gòn O2O
