Khi doanh nghiệp/hợp tác xã thực hiện chia, sáp nhập, hợp nhất hoặc khi chi nhánh, văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động, người nộp thuế phải làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế (MST) theo quy định để khóa trạng thái quản lý và chuyển giao/hoàn tất nghĩa vụ thuế đúng pháp luật.
1. Nguyên tắc & thời hạn nộp hồ sơ
- Trước khi nộp hồ sơ chấm dứt tại cơ quan đăng ký kinh doanh/đăng ký hợp tác xã, doanh nghiệp, HTX và đơn vị phụ thuộc phải nộp hồ sơ tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp để thực hiện thủ tục thuế, hoàn thành nghĩa vụ thuế theo thời hạn của Luật Doanh nghiệp và pháp luật liên quan.
- Trường hợp pháp luật không quy định thời hạn riêng, người nộp thuế nộp hồ sơ đến cơ quan thuế trong 10 ngày làm việc kể từ ngày có:
- Quyết định chia, hợp đồng sáp nhập, hợp đồng hợp nhất;
- Quyết định/Thông báo chấm dứt chi nhánh, VPĐD;
- Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/VPĐD.
Nơi nộp: Cục Thuế hoặc Đội Thuế quản lý trực tiếp người nộp thuế.
2. Cách thức nộp
- Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế.
- Gửi bưu chính.
- Nộp điện tử qua:
- Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế,
- Cổng Dịch vụ công quốc gia/cấp Bộ/cấp tỉnh đã kết nối,
- Hoặc T-VAN (theo TT 19/2021/TT-BTC và TT 46/2024/TT-BTC).
Khi nộp điện tử: lập tờ khai, đính kèm tài liệu (nếu có), ký điện tử và gửi qua cổng đã chọn.
3. Trình tự thực hiện
Bước 1 – Doanh nghiệp/HTX/đơn vị phụ thuộc nộp hồ sơ
Gửi bộ hồ sơ chấm dứt hiệu lực MST tới cơ quan thuế quản lý (trực tiếp/bưu chính/điện tử).
Bước 2 – Cơ quan thuế tiếp nhận & xử lý
- Hồ sơ giấy nộp trực tiếp:
- Hợp lệ: tiếp nhận, đóng dấu, ghi ngày nhận, lập phiếu hẹn.
- Chưa hợp lệ: hướng dẫn bổ sung.
- Hồ sơ giấy qua bưu chính:
Đóng dấu, ghi ngày nhận, vào sổ văn thư; nếu thiếu → thông báo bổ sung trong 02 ngày làm việc (mẫu 01/TB-BSTT-NNT theo NĐ 126/2020/NĐ-CP). - Hồ sơ điện tử:
- Tiếp nhận: hệ thống gửi thông báo trong 15 phút kể từ khi nhận hồ sơ.
- Giải quyết: kiểm tra và trả kết quả điện tử theo hạn TT 86/2024/TT-BTC; nếu chưa đúng/đủ → thông báo không chấp nhận/bổ sung trong 02 ngày làm việc.
4. Thành phần hồ sơ
a) Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã bị chia/sáp nhập/hợp nhất
- Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực MST mẫu 24/ĐK-TCT (TT 86/2024/TT-BTC).
- Bản sao:
- Quyết định chia, hợp đồng hợp nhất, hợp đồng sáp nhập.
b) Đối với đơn vị phụ thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện)
- Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực MST mẫu 24/ĐK-TCT.
- Bản sao:
- Quyết định/Thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh/VPĐD của doanh nghiệp, HTX;
- Quyết định thu hồi GCN đăng ký hoạt động chi nhánh/VPĐD (nếu có).
Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
5. Thời hạn xử lý & các thông báo phát hành
Phía cơ quan thuế quản lý trực tiếp
- Trong 02 ngày làm việc từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ:
- Gửi Thông báo người nộp thuế ngừng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực MST – mẫu 17/TB-ĐKT;
- Cập nhật trạng thái hệ thống: “NNT ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực MST” cho NNT và các đơn vị phụ thuộc.
- Nếu chủ quản nộp trước – phụ thuộc chưa nộp:
- Ban hành Thông báo tới đơn vị chủ quản & đơn vị phụ thuộc – mẫu 35/TB-ĐKT.
- Xử lý nghĩa vụ thuế còn phải nộp/nợ:
- Đơn vị phụ thuộc không thể hoàn thành nghĩa vụ → nếu đơn vị chủ quản có văn bản cam kết kế thừa toàn bộ, cơ quan thuế chuyển nghĩa vụ sang chủ quản và ban hành mẫu 39/TB-ĐKT (gửi chủ quản & phụ thuộc).
- Đơn vị bị chia/sáp nhập/hợp nhất không thể hoàn thành nghĩa vụ → cơ quan thuế chuyển nghĩa vụ sang đơn vị mới và ban hành mẫu 39/TB-ĐKT (gửi đơn vị cũ & đơn vị mới).
- Trong 03 ngày làm việc kể từ khi:
- NNT hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ với cơ quan thuế và hải quan, hoặc
- Cơ quan thuế chuyển xong toàn bộ nghĩa vụ của đơn vị phụ thuộc sang đơn vị chủ quản/của đơn vị bị chia/sáp nhập/hợp nhất sang đơn vị mới,
→ cơ quan thuế ban hành Thông báo về việc người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế để nộp hồ sơ <giải thể/chấm dứt hoạt động> đến cơ quan <đăng ký kinh doanh/đăng ký hợp tác xã> – mẫu 28/TB-ĐKT.
Phía cơ quan thuế quản lý khoản thu
- Cập nhật thông tin hoàn thành nghĩa vụ đối với các khoản do cơ quan này quản lý ngay trong ngày hoặc đầu giờ ngày làm việc kế tiếp sau khi NNT hoàn thành nghĩa vụ.
6. Kết quả thủ tục
- 17/TB-ĐKT: NNT ngừng hoạt động, đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực MST.
- 35/TB-ĐKT: Thông báo tới đơn vị chủ quản/đơn vị phụ thuộc.
- 39/TB-ĐKT: Thông báo chuyển nghĩa vụ thuế (sang đơn vị chủ quản/đơn vị mới).
- 28/TB-ĐKT: Xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế để tiếp tục hồ sơ giải thể/chấm dứt tại cơ quan ĐKKD/ĐKHTX.
7. Phí, lệ phí
- Không thu phí, lệ phí.
8. Lưu ý & khuyến nghị thực tiễn (từ Sài Gòn O2O)
- Lập kế hoạch kết sổ: rà soát thuế nội địa & XNK, tiền chậm nộp, xử phạt; thực hiện bù trừ/hoàn trả kiêm bù trừ trước khi đề nghị chấm dứt.
- Soát tuyến phụ thuộc: xác định tất cả chi nhánh/VPĐD; tránh tình trạng chủ quản đã nộp mà phụ thuộc chưa nộp, gây kéo dài thủ tục.
- Hồ sơ điện tử: kiểm tra chữ ký số, tài khoản cổng, định dạng file theo yêu cầu hệ thống để không bị trả hồ sơ.
9. Căn cứ pháp lý
- Luật Quản lý thuế 2019; Luật sửa đổi, bổ sung một số luật liên quan ngày 29/11/2024.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
- Thông tư 19/2021/TT-BTC, Thông tư 46/2024/TT-BTC (giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế).
- Thông tư 86/2024/TT-BTC (đăng ký thuế; mẫu 24/ĐK-TCT, 17/TB-ĐKT, 35/TB-ĐKT, 39/TB-ĐKT, 28/TB-ĐKT).
✍️ Tác giả: Sài Gòn O2O
