1. Chứng thư số là gì và vì sao cần thay đổi?
Chứng thư số (Digital Certificate) là tệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) cấp cho doanh nghiệp hoặc cá nhân.
Nó chứa các thông tin nhận dạng pháp lý và kỹ thuật như:
- Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân
- Mã số thuế / số CCCD
- Tên người đại diện pháp luật
- Số seri thiết bị, thời hạn hiệu lực
📌 Khi có thay đổi thông tin pháp lý của doanh nghiệp, ví dụ:
- Thay đổi tên công ty, người đại diện, mã số thuế, hoặc
- Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (từ TNHH sang cổ phần),
…thì chứng thư số cần được cập nhật lại để tiếp tục sử dụng hợp lệ trên hệ thống thuế, hải quan, BHXH, hóa đơn điện tử.
2. Khi nào cần thay đổi thông tin chứng thư số
Bạn bắt buộc phải thay đổi chứng thư số trong các trường hợp sau:
- ✅ Thay đổi người đại diện pháp luật (do tên trên chứng thư không còn khớp giấy phép).
- ✅ Thay đổi tên công ty, mã số thuế hoặc địa chỉ trụ sở.
- ✅ Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức lại doanh nghiệp.
- ✅ Cập nhật chữ ký số từ thiết bị USB sang chữ ký số từ xa (Remote Signing).
- ✅ Chứng thư cũ bị thu hồi, hết hạn hoặc cần đồng bộ thông tin thuế.
⚠️ Nếu không cập nhật, hệ thống thuế, BHXH hoặc hải quan sẽ từ chối ký điện tử do thông tin không khớp với hồ sơ pháp lý.
3. Hồ sơ thay đổi thông tin chứng thư số
Khi thực hiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ sau:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (mới).
- CMND/CCCD của người đại diện pháp luật mới.
- Giấy đề nghị thay đổi thông tin chứng thư số (theo mẫu của nhà cung cấp).
- Thiết bị chữ ký số hiện tại (USB Token hoặc thông tin tài khoản Remote Signing).
💬 Nếu thay đổi nhiều thông tin cùng lúc, nên gửi kèm bản scan giấy phép kinh doanh để đối chiếu dữ liệu chính xác.
4. Quy trình thay đổi thông tin chứng thư số
🔹 Bước 1: Liên hệ nhà cung cấp chữ ký số
Doanh nghiệp cần thông báo thay đổi đến đơn vị phát hành (Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA, EFY, NewCA, v.v…) hoặc đại lý ủy quyền như Sài Gòn O2O.
🔹 Bước 2: Nộp hồ sơ cập nhật
Nộp hồ sơ qua email, Zalo hoặc trực tiếp. Đa số các CA hiện nay cho phép nộp online và ký xác nhận điện tử.
🔹 Bước 3: Kiểm tra và xác minh thông tin
Nhà cung cấp đối chiếu giấy tờ, xác minh người đại diện.
Nếu hồ sơ hợp lệ → cấp chứng thư số mới (renew/update).
🔹 Bước 4: Cập nhật chứng thư mới vào phần mềm
Sau khi cấp, bạn cần:
- Gỡ chứng thư cũ và cài chứng thư mới trong Token Manager / phần mềm ký số.
- Kiểm tra lại trên hệ thống Thuế điện tử (etax.gov.vn), BHXH (gddt.baohiemxahoi.gov.vn) và Hóa đơn điện tử.
5. Thời gian và chi phí thay đổi chứng thư số
- ⏱ Thời gian thực hiện: 1 – 2 ngày làm việc.
- 💰 Chi phí: Tùy nhà cung cấp, dao động từ 200.000đ – 500.000đ (đã bao gồm phí cập nhật dữ liệu).
📌 Sài Gòn O2O hỗ trợ miễn phí thay đổi thông tin chứng thư số cho khách hàng đang sử dụng chữ ký số do O2O cung cấp.
6. Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục
| Lỗi hiển thị | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| “Thông tin chứng thư không hợp lệ” | Chưa cập nhật thông tin mới | Cài lại chứng thư số mới từ CA |
| “Không tìm thấy thiết bị ký số” | Token chưa nhận hoặc driver lỗi | Gắn lại USB Token, cài phần mềm Token Manager |
| “Ký thất bại” | Cấu hình chữ ký số cũ | Gỡ chứng thư cũ và đăng ký lại chứng thư mới trên hệ thống thuế |
7. Lưu ý quan trọng khi thay đổi thông tin chứng thư
- Nên thực hiện đổi chứng thư ngay sau khi đổi giấy phép kinh doanh.
- Nếu doanh nghiệp thay đổi người đại diện nhưng không đổi chứng thư, mọi ký số sẽ mất hiệu lực pháp lý.
- Không cần đổi Token vật lý – hệ thống chỉ cập nhật chứng thư điện tử.
- Sau khi đổi, nên sao lưu file chứng thư số mới (.cer) để dùng cho các hệ thống khác (hóa đơn, thuế, BHXH, v.v…).
8. Dịch vụ hỗ trợ tại Sài Gòn O2O
Sài Gòn O2O là đối tác cung cấp và đại lý ủy quyền nhiều nhà phát hành chữ ký số uy tín tại Việt Nam.
Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp toàn quốc với dịch vụ:
- Cấp mới, gia hạn và thay đổi thông tin chứng thư số.
- Cập nhật dữ liệu người đại diện, tên doanh nghiệp, mã số thuế.
- Hướng dẫn cài đặt, cấu hình ký số cho hệ thống thuế, BHXH, hải quan, hóa đơn điện tử.
- Chuyển đổi chữ ký số từ USB sang chữ ký số từ xa (Remote Signing).
📩 Liên hệ hỗ trợ thay đổi chứng thư số nhanh chóng
Sài Gòn O2O – Dịch vụ chữ ký số, thuế điện tử và đăng ký doanh nghiệp
📞 Điện thoại: 0924 288 282
💬 Zalo: 0924288282
✉️ Email: lienhe@saigono2o.com
🌐 Website: dichvudangkykinhdoanh.com
